شیرپوینت یک پرتال اطلاع‌رسانی برای ذخیره و به روز رسانی حجم وسیع داده‌‌‌‌ها است. شیرپوینت در سیستم مدیریت پروژه جامع یکی از نرم‌افزار‌‌‌های جانبی سیستم است که به اعضای تیم پروژه در امر ذخیره‌سازی و بایگانی تمام اطلاعات و سوابق اجرایی پروژه کمک می‌کند. همچنین با استفاده از شیرپوینت می‌توان مستندات، وقایع، ریسک‌‌‌‌ها و … را به هر فعالیت در پروژه نسبت داد تا در زمان مقرر بتوان به راحتی تاریخچه انجام فعالیت‌‌‌‌ها را مرور کرد.
شیرپوینت پرتال سرور به کاربران، گروه‌‌‌‌ها، تیم‌‌‌‌های کاری و متخصصان امکان به اشتراک گذاشتن اطلاعات و یکپارچگی تیم را فراهم می‌کند . مجموعه‌ای از امکانات فوق‌العاده را در اختیار سازمان ها قرار می‌دهد که با استفاده از آن می‌توان بیشتر فرآیند‌‌‌های یک سازمان را به راحتی پیاده‌سازی و اجرا کرد. از قابلیت‌‌‌‌های فوق‌العاده این فناوری همگرایی و هماهنگی آن با مجموعه Office است که آن را از تمام نمونه‌‌‌‌های مشابه متمایز می‌کند.
در ادامه برخی از مزایای استفاده از شیرپوینت بیان شده است :
-افزایش بازدهی تیم کاری با فراهم‌کردن ابزارهای به اشتراک‌گذاری اطلاعات با کاربری آسان
با استفاده از شیرپوینت می‌توان افراد را با اطلاعات و منابع مورد نیاز به یکدیگر مرتبط کرد. کاربران در این محیط می‌توانند به ایجاد فضا‌‌‌های کاری گروهی، تقویم‌‌‌‌های کاری هماهنگ، سازماندهی مستندات و دریافت هشدار‌‌‌های مهم و موارد به روزرسانی با استفاده از ابزارهای ارتباطی مانند اعلانات و اخطار‌‌‌ها بپردازند و الگو‌‌‌های بلاگ و صفحه‌های ویکی ایجاد کنند. کاربران سیار نیز با استفاده از به هنگام‌سازی برون شبکه‌ای می‌توانند به منابع اطلاعاتی دسترسی پیدا کنند.
-مدیریت آسان مستندات و اطمینان از ایجاد محتوای کامل و صحیح
شیرپوینت با استفاده از مواردی مانند فعال‌کردن نیازمندی مستندات به غیر قابل دسترس بودن سایر افراد در هنگام ویرایش، امکان مشاهده نسخه‌‌‌‌های مختلف مستندات، بازیابی نسخه‌‌‌‌های قبلی و ایجاد سطوح امنیتی بر روی مستندات، فضای مناسبی را برای مدیریت جامع مستندات فراهم می‌کند.
-تسریع کار کاربران
یکپارچگی با ابزارهای کارا مثل برنامه‌‌‌‌های سیستم ماکروسافت آفیس باعث تسریع کار کاربران می‌شود، به عنوان مثال کاربران در سایت‌‌‌‌های شیرپوینت می‌توانند با استفاده از برنامه‌‌‌‌های آفیس فضا‌‌‌های کاری را ایجاد، مستندات را ارسال و ویرایش و تقویم‌‌‌‌ها را مشاهده و به‌روز‌رسانی کنند.
-امکان توسعه راهکار‌‌‌های مناسب برای فرایند‌‌‌های تجاری سازمان
سازمان‌‌‌های مختلف در جستجوی راهکار‌‌‌هایی هستند که قابلیت توسعه و سفارشی‌سازی را در سریع‌ترین زمان فراهم کند. به همین منظور برای وظایف و فعالیت‌‌‌های مختلف تجاری الگو‌‌‌های خاصی در شیرپوینت ارائه شده است. برخی از این الگو‌‌‌ها عبارتند از سیستم منابع انسانی، سیستم مدیریت پروژه، کتابخانه الکترونیکی و…
-ایجاد سریع و آسان محیط همکاری و به اشتراک‌گذاری اطلاعات
شیرپوینت به سازمان‌‌‌ها و مدیران IT امکان ایجاد و مدیریت محیط‌‌‌‌های کاری و ارتباطی با کمترین هزینه جهت طراحی، پیاده‌سازی و پیکربندی را فراهم می‌کند. مقیاس سازمان جهت ایجاد محیط همکاری در کمترین زمان ممکن چندان تاثیرگذار نیست و سازمان‌‌‌ها در هر اندازه و مقیاسی قادر به ایجاد محیط همکاری در کمترین زمان هستند.
-کاهش پیچیدگی در تامین امنیت اطلاعات تجاری
شیرپوینت محیط IT با کنترلهای اجرایی پیشرفته امنیت منابع اطلاعاتی را افزایش می‌دهد، و در عین حال منجر به کاهش پیچیدگی‌‌‌‌ها و هزینه‌‌‌‌های مربوط به تعریف قوانین سایت، مدیریت سایت و پشتیبانی شده است. شیرپوینت برای ایمن‌سازی اطلاعات مدیریت چرخه حیات سایت، از مزیت‌‌‌‌های کنترل‌‌‌هایی چون سطوح دسترسی تعریف شده برای اعضای سایت و محدودیت‌‌‌های ذخیره سازی استفاده می‌کند.
-فراهم‌کردن کنترلهای سطح بالا برای امنیت منابع سازمان
هم اکنون سازمان‌‌‌های IT می‌توانند دسترسی‌‌‌‌های امنیتی را در سطح Document یا Item تعریف کرده و مدیران سایت‌‌‌‌ها، تیم‌‌‌‌ها و دیگر گروه‌‌‌های کاری می‌توانند با توجه به سطوح دسترسی تعریف شده، اقدام به ایجاد محیط کاری و انجام وظایف خود کنند. دسترسی وراثتی در سایت‌‌‌‌ها و محتویات آن‌‌‌ها و قابلیت مدیریت غیر وراثتی هر محتوی در مقیاس کوچک، امکان مدیریت کامل محتوا را فراهم کرده است.
-به اشتراک گذاشتن فایلها در یک سطح جدید با امکانات پیشرفته و قابلیت ذخیره حجم انبوه داده‌‌‌‌ها
به وسیله مخزن ذخیره‌سازی مستندات و ابزارهای بازیابی مانند تحویل گرفتن و تحویل‌دادن فایلها، تاریخچه نسخه‌‌‌‌ها، متا دیتا‌‌‌های سفارشی و نما‌‌‌های دلخواه ، یکی از ابزارهای بسیار کاربردی شیرپوینت برای بازیافت محتوا و بهبود عملیات بازیابی و پشتیبان گیری استفاده می‌شوند.
- مقیاس پذیری آسان راهکار همکاری جهت رسیدن به نیازهای تجاری
-ارائه یک زیر ساخت ارزشمند برای ایجاد برنامه‌‌‌‌های کاربردی تحت وب
شیرپوینت یک چهارچوب عمومی برای مدیریت مستندات و ایجاد محیط همکاری ارائه می‌دهد که جهت ایجاد برنامه‌‌‌‌های کاربردی منعطف تحت وب یا شبکه‌‌‌‌های محلی یا وب سایت‌‌‌هایی که می‌توانند نیازهای مشخص یک سازمان را برآورده کنند، قابل استفاده خواهد بود.
-پاسخ سریع به نیازهای سازمان
طراحی فرم ها و معماری صحیح به کار گرفته شده در پیاده سازی پورتال شیرپوینت شرایطی را برای کاربران ایجاد می کند تا ضمن استفاده راحت از امکانات پورتال شیرپوینتی ، تغییرات و نیازهای جدید سازمان را نیز به سرعت مدیریت کرده و با استفاده از ابزارهای توسعه متنوعSharePoint Designer، InfoPath و نیاز های سازمان را مرتفع نمایند
-یکپارچگی و سازگاری.
از مزایای منحصر به فرد پورتال شیرپوینت یکپارچگی کامل با مجموعه مایکروسافت آفیس، ویندوز و دیگر سرورهای مایکروسافت است. این یکپارچگی در کنار سازگاری با نسخه های مختلف این محصولات شرایطی را ایجاد می کند که کاربران با کمترین آموزش و نگرانی به راحتی از تمام قالبتهای پورتال استفاده کنند.
شیرپوینت بستری است از سرویسهای یکپارچه نظیر مدیریت محتوی، پورتال، گردش کار، هوش سازمانی، اکسل سرویس، اکسس سرویس، جستجو، فرم سرور و... است که به افراد مختلف در سطوح مختلف از دانش فناوری اطلاعات اجازه می دهد در قالب کاربر نهایی، طراح، برنامه نویس و مدیر سیستم با استفاده از این سرویسها نیازهای سازمانی خود را در کمترین زمان و با کمترین هزینه پاسخ دهند.شیرپوینت با استفاده از قابلیت های تعاملی به تنهایی باعث افزایش 106% ایجاد پورتالهای سازمانی شده است.
- ۹۴/۱۰/۱۴